Guten Abend liebe Leserinnen und Leser,

ich schaffe es tatsächlich mich auch nochmal zu melden. Die letzten Wochen wurde ich sehr von meinem Studium und meiner Bachelorarbeit in Anspruch genommen, doch da sich jetzt beides dem Ende zuneigt, finde ich auch mal wieder Zeit für etwas Sinnvolles.

Ich wurde in letzter Zeit häufiger drauf angesprochen, ob ich denn mittlerweile eine Lösung finden konnte zu der im vorletzten Beitrag angesprochenen Problematik bezüglich der Synchronisation zwischen Outlook, OneNote und Android.

Eins vorweg: Ich habe nicht den heiligen Gral gefunden, jedoch eine für mich soweit zufriedenstellende Lösung.

Beschreibung

Kommen wir nun zur Sache. Ich nutze folgendes Setup:

• Outlook 2010
• OneNote 2010
•  Motorola Milestone mit Android 2.1
•  Google Online

Hauptproblem war stets ein ordentlicher Abgleich meiner Kontakte, meines Kalenders und meiner Aufgaben zwischen diesen Systemen. Vor allen Dingen der Abgleich der praktischen Aufgabenverwaltung aus Outlook und OneNote war ein großes Hindernis. Die Nutzung von Outlook/OneNote 2010 ist dabei übrigens nicht zwingend erforderlich, die 2007er Version tut es auch ohne Probleme!

Für den Abgleich meiner Kontakte mit Google nutze ich „Companion Link“. Eine wirkliche tolle Software mit vielen Einstellungsmöglichkeiten, jedoch leider nicht Freeware. Aufgaben kann es zwar auch synchronisieren, aber leider nur in den Kalender und nicht in Google Tasks. Ihr könnt für den Kalender und eure Kontakte aber auch andere Software nutzen wie „Gsyncit“, „Google Calendar Sync“ oder auch „The Missing Sync“. Dies sind alles Programme die ihren Dienst ordentlich verrichten.

Der Kern des Beitrags soll jedoch die Problematik mit den Aufgaben sein. Die Lösung für mich ist im Grunde die, dass ich auf eine Online-Aufgabenverwaltung zurückgreife. Da die von Google integrierte Aufgabenverwaltung zwar ganz in Ordnung ist, aber bezogen auf Priorisierung, Kontexte, Serienaufgaben, etc. leider nicht meinen Ansprüchen gerecht wird, habe ich mich für „Toodledo“ entschieden.

Toodledo bietet einen unglaublichen Funktions- und Einstellungsumfang. Die grafische Oberfläche lässt zwar leider etwas zu wünschen übrig, aber die bekomme ich in meinem System so gut wie gar nicht zu sehen. Die Registrierung und Nutzung sind kostenlos. Es existiert auch eine Pro-Variante in der ihr Unteraufgaben erstellen könnt, jedoch reicht mir die Gratisversion bei weitem.

Toodledo stellt nun in meinem Setup die Schnittstelle der Aufgabenverwaltung zwischen Outlook und meinem Androiden dar.

Ihr fragt euch sicherlich, wie werden denn jetzt meine Aufgaben von Outlook mit Toodledo synchronisiert? Dies geschieht über die kostenlose Software „Toodledosync“. Die Software ist klein, schlank und fix eingerichtet. Einziger Nachteil ist, dass keine „on-change“-Synchronisation stattfindet, sondern lediglich Zeitintervalle mit einem Minimum von 15 Minuten eingestellt werden können. Ein Button für den manuellen Abgleich ist allerdings implementiert. Es werden sogar die Kategorien aus Outlook übernommen. Diese können wahlweise als „Kontext“ oder als „Ordner“ in der Toodledo-Aufgabenverwaltung übernommen werden.

Soweit so gut, nur wie bekommt man denn nun die Daten von Toodledo auf meinen Androiden?

Hier gibt es die wundervolle Applikation „Got to Do“. Diese ermöglicht einen reibungslosen Abgleich der Daten mit Toodledo. Got to Do gibt es in einer Lite und in einer Pro-Variante (2 ₤), letztere unterstützt die Subtasks von Toodledo Pro.

Ansonsten gibt es in beiden Versionen diverse Filter, Alarme/Erinnerungen, ein Widget und vieles mehr. Am besten ihr probiert es wirklich einfach mal aus. Leider bietet das Widget noch keine Möglichkeit die Aufgaben direkt abzuhaken, dafür muss man erst das Programm öffnen. Weiterhin wird auch hier keine on-change-Synchronisation unterstützt, sondern lediglich die Auswahl unterschiedlicher Zeitintervalle (min. 15 Min.).

Als Alternative sei an dieser Stelle noch das sehr beliebte „Remember the Milk“ nennen. Leider konnte mich der Funktionsumfang im Vergleich zu Toodledo, trotz der schöneren Oberfläche nicht überzeugen.

Auf einem Blick: Vor- und Nachteile

Nachteile:

• Es müssen zwei zusätzliche Programme auf dem Rechner installiert werden
• Lediglich Synchronisation im Intervall von mindestens 15 Minuten
• Got to Do Widget bietet wenig Funktionen
• Man muss sich schon einen Moment Zeit nehmen für die Einrichtung
• Fehlende farbliche Differenzierung nach Kontexten oder Ordner in Toodledo/Got to Do

Vorteile:

• Outlook/OneNote, Android und Google werden synchronisiert
• Bis auf CompanionLink kostenlos realisierbar
• Großer Funktionsumfang der Aufgabenverwaltung
• Browserzugriff auf Aufgaben

Fazit

Ich nutze dies System nun schon seit ca. 2 Monaten, komme wirklich gut damit klar und bin froh mein Setup in gewohnter Weise weiternutzen zu können. Alternative professionelle Lösungen wären ansonsten nur ein Exchange-Server oder Google Apps, welche für den Privatanwender wohl aber zu viel des Guten wären.

Ich hoffe ich kann euch demnächst einen Bericht über die Exchange-Anbindung in Android liefern und euch so einen Einblick in die Business-Tauglichkeit geben.

Bei weiteren Fragen oder wenn ihr Hilfe braucht stehe ich gerne zur Verfügung! In Zukunft gibt es hier dann auch wieder regelmäßiger Beiträge.